Recourir à la numérisation des factures permet de réaliser des économies d’archivage. Encore faut-il respecter certaines modalités de numérisation et des règles de conservation. Modalités et règles qui viennent d’être précisées…
Factures numérisées : comment ça marche ?
Depuis le 31 mars 2017, les modalités de numérisation des factures papier et les règles de conservation de ces factures sont les suivantes :
- la numération doit être réalisée dans des conditions garantissant une reproduction à l’identique du contenu (la copie doit être conforme à l’original tant au niveau de l’image que du contenu) ;
- le cas échéant, les couleurs doivent être reproduites à l’identique (modifier la couleur est interdit) ;
- en cas de compression de fichier, il ne faut pas de perte d’images ou de contenus ;
- l’archivage numérique peut être effectué par vous-même ou par un tiers mandaté à cet effet ;
- les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation ;
- afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
- ○ d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- ○ d’une empreinte numérique ;
- ○ d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- ○ ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL) ;
- chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
Les fichiers numérisés peuvent être conservés ainsi jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (soit 6 ans).
Source : Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales
Factures papier numérisées : une validité soumise à conditions ! © Copyright WebLex – 2017
